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时间管理:每天必做的三类事

2013-04-22 10:53:22 点击次数:825

大家经常会听到这样的对话:“最近怎么样?”“很忙!”“忙什么?”“我也不清楚,有做不完的事”。每天我们上班、下班,在企业做很多事,很忙,很累,但我们可曾问过自己:我为什么这么忙,花时间做这样、那样的事?我做的这些事,它有价值吗?有意义吗?我对企业的贡献有多大?我给企业带来的回报有多少?总而言之,我在企业的价值在哪里?没有我企业损失会大吗?这些都是我们每天必须面对和思考的问题。但现实中,通常多数人只顾低头做事,每天忙手头的工作,完成老板交给的任务,至于忙什么,为什么忙,目的何在,做的事是否有价值,可能没有想过,也没有问过自己这类的问题,所以永远处在无休止的忙碌状态,就像上面对话中提到的,也不清楚为什么忙。

其实,无论做什么工作,不论是谁,归纳起来,每天我们都在反反复复地做着这三类事:

第一类:给企业带来正价值、提升效益的事。为了企业的品牌、客户、企业的效益、人员的发展、管理的完善、企业文化的发展等等,每个人履行个人的职责,为企业提供有价值的服务,这类事我们称之为有价值的事

第二类:一些必要的、非做不可的事,但完成了这类的事,未必给企业带来任何增加的价值。譬如财务记帐、费用报销,付款、转帐;HR计算、发放工资,办理员工聘用合同、社会福利的交纳;各部门各类文档资料处理,日常系统的维护,等等,这类事我们称之为一定要做的,但不一定增加价值的事

第三类:明显的浪费、消耗资源和时间,不能给企业带来任何价值,甚至给企业带来负价值的事。这类事包括一些长时间、不着边际的会议,一些为了应付上司的报告,部门、个人之间的扯皮、推逶,甚至企业内部的政治、权利斗争;上班时间,利用企业资源办理个人私事,甚至损害企业的利益而达到个人的利益的一些违纪行为,等等。这类事我们称之为无价值的事

无论企业的管理者,还是基层员工,我们每天都在做这三类事。那么如何对待、处理以上这三类事呢?首先,要对自身进行反省,清楚地了解自己在企业中的角色、职责范围,所起的作用,以及每天的工作目标。只有当自己清楚了自己是干什么来的,才知道哪些是自己该做的,哪些是不应该或没必要做的。

其次,在每天做工作计划时,用以上归总的三类事,给自己做个提醒:在自己列举的工作清单上,每件事分别属于哪一类事,分别需要占用多少时间。

对于第一类事,毋容置疑,是所有工作的重心和焦点;对于第二类事,一定要做的,但不一定增加价值的事,试图尝试思考,有没有更简单的方法、工具可以帮助提高效率、节省时间,有没有其他好的经验可以借鉴;对于第三类事,是否可以避免不做,少做。这样一来,工作的重心将围绕在以正确的方式做正确的事Do the right things and do the right things rightly)。当然,在每天结束工作的时候,花几分钟对自己所做的事做一个简单的回顾,也是必要的,这样重新审视一下自己实际的工作内容和结果。久而久之,一个以目标、价值为导向的工作理念和习惯就会不知不觉的形成了。

再次,以上所讲的是个人做什么事,如何做事。然而,一个企业是一个团队,企业、团队目标的达成才是最根本的。所以,如何建立企业的结果、目标、价值导向的文化,是促动大家专注第一类事,以以正确的方式做正确的事的保障。